Ahhoz, hogy gazdálkodni tudjunk az időnkkel, 5 lépésre lesz szükségünk

1. rögzítsünk mindent amire a figyelmünk igényt tart,
2. tisztázzuk, hogy ezek pontosan mit jelentenek számunkra,
3. rendszerezzük az így kapott eredményeket,
4. tekintsük át rendszeresen a feladatokat – frissítsük azokat,
5. néhány egyszerű szűrő segítségével válasszuk ki, hogy mivel is foglalkozzunk…

1. fázis: Rögzítés

Rögzítsünk minden, amire a figyelmünk igényt tart

A digitális világ nem segít az információk rendszerezésében, hiszen sok helyről érkeznek be az információk. Több helyen tároljuk azokat, ami így könnyen követhetetlenné válik. Jól rögzíteni nehéz, tanulni kell, ki kell alakítani az információ rögzítés technikáját. Ehhez minimalizálni kell a digitális eszközöket és az összes információt célszerű becsatornázni egy email fiókba, hogy egy helyre érkezzen minden fontos információ.

Ha nem digitális, hanem papír alapú a beérkező információ, akkor legyen egy bejövő irattartónk, ahova elhelyezzük a beérkező dokumentumokat.

Szükség van továbbá valamilyen jegyzettömbre, amibe írni lehet (nem filofax). Olyan kell, amiből szükség esetén kivehetők és átstrukturálhatók a lapok.

2. fázis: Tisztázás

A tisztázásnak 6 különböző alfázisa van. Ezek két nagy csoportba sorolhatók: van vele teendő, vagy nincs? A tisztázási szakaszra dedikált időt kell szánni és ilyenkor dönteni kell! A legnagyobb probléma a döntés kikényszerítése önmagunkból.

Akár van vele dolgom, akár nincs, 3-3 lehetőségünk van.

Nincs vele dolgom

1. ha valóban semmi dolog nincs vele, akkor jöhet a kuka,
2. de tárolni kell (pl. egy garancia levelet, számlát stb.), akkor azt le kell fűzni,
3. de talán később lesz (pl. tréning fél év múlva), akkor most nincs vele dolog, el lehet tenni későbbi időpontra.

Van vele dolgom

• 2 perc alatt megoldható? Ha igen, akkor meg kell csinálni! Az összes többi feladattal az adott pillanatban nem kell csinálni semmit, azokat elhalasztjuk.
• Lehet-e delegálni a feladatot? Ha igen, akkor oda kell adni valakinek. Ha nem, akkor el kell halasztani.

Ebbben a tisztázó fázisban nem szabad beleugrani végrehajtásba. A jó elhalasztáshoz arra a kérdésre kell válaszolni, hogy mi a következő lépés? (pl. nászajándékot kell majd venni, de nem most..) A következő lépést pedig fel kell írni a megfelelő helyre.

3. fázis: Rendszerezés

Az így, a megfelelő helyre felírt feladat négy helyre kerülhet:

1. Naptárba.
2. Következő lépések listájába. Ebben az esetben le kell írni, hogy pontosan mit kell tenni?
3. Várok rá listába. Ez a delagált feladatok listája, amit kiadtunk valakinek és várjuk a visszajelzést.
4. Projekt lista. Ide minden olyan feladatot fel kell írni, amit egy lépésben nem tudunk megoldalni… A gyakorlat azt mutatja, hogy 30-70 ilyen dolog van folyamatosan az életünkben. Ennyi dologra kell egyszerre koncentrálni. Fontos kérdés azt edönteni, hogy melyik a legaktuálisabb? Ez van a listák tetején.

Egy példa a projketre. Pl. 10 % fizetésemelést akarunk kérni. Ezt nem lehet egy lépésben elérni. A következő lépés, hogy egyeztetni kell a főnökkel, amihez időpontot kell kérni tőle. Így a feladat bekerül a “várok rá” listába. Ha megvan az időpont, akkor az egy naptáresemény lesz. Amíg nincs egy határozott igen, vagy nem a fizetésemelésre, addig a projekt listán marad a kitűzött cél.)

A 4 lista valójában egy 3+1-es rendszer, amelynek a tetején a projekt lista áll, alatta pedig a három lehetőség valamelyike.

A 3 lista 3 különböző típusú feladatot jelent:

1. vagy nekem kell csinálni akármikor (következő lépés),
2. vagy delegálom (várok rá),
3. vagy én csinálom egy adott időpontban (naptár)

Ez a a 3. fázis, a rendszerezés lényege.

A projekthez mindig kell, hogy legyen valami a 3 listából, különben csak áll a projekt.

Ha megvan a rendszerés, akkor lesz 30-70 projektünk, amihez tartozik majd 150-200 “következő lépés”, “várok rá” és “naptár” bejegyzés. Ez folyamatosan változik majd, tehát karban kell tartani a listákat.

4. fázis: Áttekintés – frissítés

Hetente egyszer egy dedikált időpontban át kell tekinteni a feladatokat és frissíteni kell a listákat. Ez rendszerint 1-1,5, maximum 2 óra, ami a munkaidő 3-4 %-a. Nehéz ügy, de kötelező.

Eddig még nem tettünk semmit, csak elhalasztottuk a feladatokat

Ahhoz, hogy az így rendszerezett feladatokat végre tudjuk hajtani, szükségünk van a magabiztos döntésre. Ebben a fázisban a stresszt általában az okozza, hogy nem vagyunk magabiztosak abban, hogy azt csináljuk, amit kell.

Hogyan tudjuk magabiztosan kiválasztani, hogy mivel foglalkozzunk?

A klasszikus időmenedzsment azt mondja, hogy írd le a feladatokat, priorizáld, és kezd a legelsővel. Ez azonban nem működik. Általában nem tudod azzal kezdeni ami a legelső, mert nem ott vagy ahol azt tenni kellene, nincs rá időd, nincs rá energiád stb. A prioritás valójában állandóan változik. Ahhoz, hogy meg tudjuk állapítani az adott helyzetben legfontosabb feladatot, szükségünk van a feladatok szűrésére.

Három szűrési szempontunk van

1. Hol vagyunk? Vagyis mi az a kontextus amiben éppen vagyunk? (Vagyis pl. otthon nem tudunk egy munkahelyi feladatot megoldani és fordítva.)
2. Mennyi időnk van? (Vagyis ha a feladat 3 órát igényel, de csak egy óránk van, akkor nem kezdhetjük megoldani.)
3. Mennyi energiánk van? (Vagyis, bármennyire fontos egy feladat, ha a fáradtság miatt aludni kell, akkor az a prioritás.)

Ha ezen a három szűrőn keresztül megvizsgáltuk a feladatokat, akkor tudjuk megállapítani a prioritást, vagyis azt, hogy az adott helyzetben és időben melyik feladat elvégzése a legfontosabb.

Ha ez még mindig nem ad választ, hogy mit kell tenni, akkor jön be: “A fókuszunk horizontjai” szempont.

Az életünkben ott vannak azok a feladatok, amiket el kell végezni, fölötte ott vannak a projektek, fölötte a felelősségi területek, fölötte pedig a célok és a víziók, küldetés – minden feladatunkat ehhez kell viszonyítanunk. Vagyis ahhoz, hogy az adott feladat a víziónkat hogyan befolyásolja?

Ha megvan a prioritás, vagyis a feladatok sorrendje, akkor a munka típusa háromféle lehet

1. ad hoc munka,
2. előre eltervezett munka,
3. a munka meghatározása. Nagyon fontos, hogy dedikált időnk legyen rá.

Végül, ha mindezzel megvagyunk, akkor legyen hozzá eszközünk

De fontos tudni, hogy az eszköz az csak eszköz. Az elsődleges, hogy értsük a lényeget.

Lehetséges eszközök:

• Todoist (Chrome böngésző alatt beépül a Gmail levelezőbe…)
• Asana
• Omnifocus,
• Wunderlist,
• Outlook stb.

Hamar Domonkos a MentorFM-en tartott előadásának rövid összefoglalója a GTD módszer lényegéről.

Forrás: https://mentorfm.hu/webplayer/produktivitas/idogazdalkodas-felsofokon-ismerd-meg-a-gtd-modszert/​